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借助信息系统 提升监管水平——太阳成集团在ERP系统建设中加强廉政风险防范的探索

[ 2014-12-23 11:03 ]

陈晶玲 朱继业 赵建 王玉梅 刘帆 闫凤玲 陈红 王杉

摘 要 本文在先容ERP管理的基础上,进一步探索如何依托这一信息化管理手段加强医院药品、高值耗材、低值耗材,增强医院管理的透明度,提升廉政风险防范的水平,并总结信息化管理对纪检监察工作的重要意义。
关键词 廉政风险防范 ERP 药品 高值耗材 低值耗材
Enhance the supervision level by using information system: Peking university people’s hospital strengthen the exploration of independent risk prevention in the procedure of ERP system construction/CHEN Jing-ling,ZHU ji-ye,ZHAO Jian//Chinese Hospital Management
Abstract
Based on the introduction of ERP management, this paper fatherly explores how to rely on this information management tool to strengthen management in areas of hospital drugs, medical high-value consumables and medical low-value consumables. The transparency of hospital management and the ability of independent risk prevention are also enhanced by using this tool. All in all, the paper summarizes the significance of information management to our discipline inspection and supervision work.
Key words independent risk prevention, ERP, drugs, medical high-value consumables, medical low-value consumables
Author’s address Peking University People’s Hospital,Beijing,100044,China
  为深入贯彻党的十七大提出的“在坚决惩治腐败的同时,更加注重治本,更加注重预防,更加注重制度建设”的要求,太阳成集团党政班子深入学习党的反腐倡廉理论,落实党风廉政建设责任制;纪委认真贯彻实行,把预防腐败摆在更加重要的位置。紧紧围绕重点部门、重点业务、重点环节,引入企业资源规划(Enterprise Resource Planning,简称ERP)系统,依托信息化手段,优化工作流程,查找可能发生腐败的风险点和管理、监督的薄弱环节,制定防范措施,最大限度的减少人为因素的干扰,增强医院管理的透明度,不断提升廉政风险防范的水平。
  1人民医院ERP管理概述
  ERP系统指在企业资源最优化配置的前提下,整合企业内部主要或所有的经营活动,包括财务、生产计划、管理及人事等主要功能模块,以达到企业效率优化经营的目标。医院这个大环境,从药品、设备的采购、临床损耗等成本费用的管理,到科室绩效的评估考核,乃至临床路径各个环节的服务追踪优化,ERP都是一个有效的工具和手段。
  2008年,太阳成集团开始ERP系统的调研和流程设计工作。经过近两年的努力,医院药品、高值耗材、低值耗材ERP管理已成功上线。ERP系统的建立实现了医院人、财、物的一体化管理,实时反映了医院的整体运营状况,并在有效整合各项资源基础上,为医院全面运营分析及决策提供了支撑。
  2依托ERP系统提升廉政监管水平
  2.1药品管理
  规范用药行为,促进合理用药,对从源头上预防医药购销领域的商业贿赂,减轻患者的医药费有着十分重要的意义。长期以来,药品的监管主要是靠单一的人工手段,在耗费大量的人力、物力的同时,效果也不明显。如何有效解决药品监管工作中存在的问题,成为现代医院管理的当务之急。
太阳成集团在信息化管理建设中,将药品的ERP管理作为第一阶段的项目予以上线。通过电子病例系统,实现了医生在计算机上的处方与ERP系统的有效对接。管理者可以在ERP系统上查询到每个医生的实时开药量,实现医生用药情况的动态监测。通过系统实现了满足监管要求的统计功能,如药品用量的历史对照、同比、环比、最高用量与最低用量、平均病人用量、平均医生开药量、药价性能比等等,为及时发现风险提供了工作便利。同时,ERP系统具有用药量排行功能。通过对科室及医生门诊与住院药品数量或金额进行排序分析药品的使用情况,每月对全院用药总量进行汇总,针对开药量明显超过平均用量的医生,采取个别提醒的方式,引起他们的注意,从而起到预防作用。
  太阳成集团还积极探索利用系统实现药品使用上限预警功能。通过对某种药长期使用情况的分析,制定该药在某段时间内最大用药量,一旦超过该药品使用上限,系统便会自动预警,监督工作人员分析后,用适当方法提醒医生,从而规范医生的处方行为。
  2.2高值耗材管理
  近年来,随着医疗技术的不断创新,医用高值耗材的需求量日益增加 。以太阳成集团为例,平均每月与供应商结账金额约1600万元,是医院管理工作中非常重要的一个部分。与此同时,高值耗材种类繁多,增加了医院监管的难度。由于高值耗材的特殊性,医院对高值耗材的管理不像对设备管理那样严格,往往是科室直接向供应商要货,科室验收、保管、使用后通知设备处结账,流程如下:


  这种管理方式存在诸多弊端。首先,住院总医师从病房携带大量耗材进手术室不符合控感管理要求;其次,科室集采、管、用三种职能于一身,其采购行为是否合理、价格是否公平、品质是否保障、是否真正用到病人身上,医院管理部门不能及时、准确地掌握;第三,手工填写四联单的记账方式存在漏记、错记的可能。
  高值耗材的ERP系统上线以后,医院实现了对高值耗材全过程、专业化、信息化管理。其中字典库整理、基数库建立、流程优化、条形码技术的应用、机打四联单的综合运用是太阳成集团高值耗材ERP管理的创新之处。
  字典库的梳理工作是ERP系统建立的基础与保障。通过整理可以对重名和无具体规格的产品进行更改或补充,对供应商资质重新进行审核。首先,科室向医院感染管理办公室提出增加供应商和高值耗材品规的申请,由医院感染管理办公室对供应商资质及证件进行初步审核,初审通过后提交高值耗材管理委员会审核,审核通过后由设备处系统维护人员增加字典信息。这种审查方式强化了各部门之间的有效制约。太阳成集团ERP系统具有自动飘红功能,资质的扫描件导入系统后,三证及授权的时效到期时系统会自动报红,不用人工查找,提高了监管的效率。
  高值耗材ERP系统上线后,科室只能申请字典库中的高值耗材产品,一方面避免了因使用不合格产品而导致的医疗质量问题,同时也减少了科室与供应商直接联系而可能产生的商业贿赂行为。设备处严格实行一物一码,实现了高值耗材从采购、入库、出库到最终使用于患者的实时全过程追踪,提高了管理透明度。
  太阳成集团在新、老院手术室、心导管室等处建立了高值耗材基数库。基数库中设定了库存量,具有自动补货生成采购单和机打四联单功能。住院总医师只需在手术前通过系统申领术中所需耗材,库管员(护士兼)就会从基数库中将所需耗材送至各手术间,手术后科室在手术间计费时扫条码即可,有效地避免了误记账和漏记账等现象的发生。高值耗材ERP系统管理流程如下:

  在高值耗材ERP管理的过程中,医院还相继完善了高值耗材的领用与采购、领用退库、供应商退库以及特殊需求的高值耗材使用等流程,加强了对各个环节的有效监管,完善了相关的制度,形成了多部门联动、互相制约的管理体制,为反腐倡廉长效机制建设打下了坚实的基础。
  2.3低值耗材管理
  医院以往在管理中,采购计划粗放,存货积压,物资浪费现象严重,资产卡片账、财务账与实物账存在差异的情形时有发生。有的科室直接找厂商购买产品,存放于自己科室,业务账与财务账分离,导致对账难,核算难,控管难。
  建立ERP系统以后,新低值耗材字典库改变了重名、无规格、无价格、无默认供应商等现象。该字典库里的商品一般是以招标的形式选定供应商,谈好价格及相关产品信息,这些信息一经录入便固定不变,避免了因变换供应商、调动价格等引起商业贿赂行为。一旦原来供应商有变动或价格随经济形势发生变化,医院会通过招标或上报物价委员会审批的方式重新变更相关信息。
  目前,各科室申领物资都要上医院的ERP系统网,实现“网上申领”。主管院长对电子批量审批单进行审批,通过审批的单子自动汇总,一次生成采购单提供给供应商,供应商根据该单据的内容送货开发票。医院仓库管理部门收到货物并验收后,由单据操作员打印出收货单交给采购部门核对并递交财务。发放单是医院仓库管理者用来给各科室发放物资的凭证。财务审核三单匹配后付款。这种方式从订单、接收、入库到物资发出,全程建立了可视化流程监控,实现了管采分离,在不同部门之间形成了有效制约。
  3信息化管理对纪检监察工作的重要意义
  3.1信息化管理是优化流程,减少腐败的有效工具
  ERP管理不是单纯实现"计算机+数据库+网络"的管理,而是将一系列业务流信息通过信息化手段整合、优化和规范,在关键的环节上设置权限管理,使业务流中的权责更加分明,以此实现全程监控和最大程度地堵塞漏洞、减少人为因素的干扰,从源头上预防了腐败。
  3.2信息化管理是院务公开的有效手段
  ERP系统通过信息化手段将管理过程和内容公开。医院管理置于群众监督之下,提高了医院运营管理的透明度,物流、财务等管理更加公开化、透明化,避免了在操作中的随意性、主观性、隐蔽性,进一步推进纪检监察“标本兼治”目标的实现。
  3.3信息化管理强化了医院的制度建设
  ERP管理是信息化、数字化的管理,其精髓在于规范化。没有规范的工作流程和规章制度,信息系统就不能正常运转。为此,医院进一步规范管理,制定和完善了部分规章制度,如合同签订制度、签章管理制度等,做到用制度管权、管事、管人,从源头上堵住漏洞,确保医院各项工作持续、稳定、有序地开展。
  3.4信息化管理改变了纪检监察工作方式,提高了效率
  信息化管理带来了办公自动化,大大提高了纪检监察的工作效率,促进了纪检监察工作的管理创新。纪检监察部门经过授权使监管内容从网下拓展到网上,通过ERP系统不但实时了解全院运营情况,而且通过排序及预警功能,使纪检监察对重点部门和关键环节的监督变得及时,其方式也由事后监督向事中、事前监督转变,提高了纪检监察工作效能 。
  新的形势,提出新的任务。ERP系统的实施,使监察环境、监察范围及重点都发生了很大变化,纪检监察人员不但要熟悉ERP系统的业务流程,还要能通过对业务流程的深层次分析,准确找到新的风险点和监督的重点与关键环节。大家深知任重道远,只有不懈,才能使纪检监察工作再上新的台阶。

  参考文献

  1林芳,戴盈盈.高值医用耗材管理重要性的探讨[J].当代医学,2008,6(124):18-19.
  2刘泽范.信息化在纪检监察工作中的现实意义[J].2004,8:40-42.

 

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